Flexible und ortsunabhängige Kommunikation und Zusammenarbeit: Microsoft Teams bei der HBL gGmbH

Die Arbeit und Zusammenarbeit mit Microsoft 365 – und insbesondere mit Microsoft Teams – ist aktuell in den meisten Unternehmen und anderen Organisationen ein vieldiskutiertes Thema. Schon zu Beginn des Jahres hat sich die HBL gGmbH – die verschiedene Unterstützungsleistungen für Jugendliche und junge Erwachsene mit Standorten in Waldshut, Bad Säckingen, Wehr, Lörrach, Rheinfelden und Weil am Rhein anbietet – mit der Frage auseinandergesetzt, wie die interne Kommunikation und Zusammenarbeit durch Teams verbessert werden kann.

Kommunikation findet zwischen Menschen statt

Ausgangspunkt des Beratungsprozesses der STEP Consulting Services (SCS) war dabei nicht primär die vorhandene IT-Infrastruktur, sondern vielmehr die Ideen und Ziele der HBL für ihre zukünftige Organisation und Kommunikationsstrukturen. Um den Datenschutz zu gewährleisten, wurde bereits zu Beginn des Prozesses definiert, dass teilnehmerbezogene und weitere sensible Daten in den etablierten Systemen verbleiben und sich die Microsoft 365 Lösung auf die interne Kommunikation und Organisation fokussiert.

Technologie ist ein wichtiges Hilfsmittel und oftmals eine Grundvoraussetzung, um Kommunikation grundlegend zu verändern – aber die Zusammenarbeit findet weiterhin zwischen Menschen statt. Somit ist es für den Erfolg des Prozesses entscheidend, zunächst die Ziele und Veränderungsansätze im Team gemeinsam zu definieren und erst danach eine technische Lösung zu erarbeiten.

Diese Ideenfindung und Zielkonkretisierung fand im Rahmen von zwei Workshops statt, in welchen Vertreter unterschiedlicher Bereiche und Standorte der HBL, moderiert und begleitet durch SCS, mit unterschiedlichen Kreativitätstechniken und Formaten für die Gruppenarbeit ein gemeinsames Bild für die zukünftige Zusammenarbeit erarbeiteten. Für diese Vision wurde anschließend der passende technologische Unterbau – bestehend aus Microsoft Teams, SharePoint und OneDrive – entwickelt.

Gemeinsam entwickelt für die eigenen Ziele und Strukturen

Wichtig war es allen Beteiligten, eine eigene, individuelle Lösung für die HBL zu schaffen. Nicht von außen aufgesetzt, sondern kooperativ entwickelt: passend zu den eigenen Zielen und den eigenen Strukturen. Ein wesentliches Ziel war es von Beginn an, die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Workshops als Wissensträger und Fürsprecher für die neue, digitale Zusammenarbeit zu gewinnen – mit positiver Wirkung: Im Nachgang des Projekts stehen die neuen „Key User“ ihren Kolleginnen und Kollegen mit Rat und Tat zur Seite und ermöglichen es so, dass die HBL ihre Microsoft 365 Umgebung eigenständig pflegen und erweitern kann.

Spannend hierbei ist insbesondere folgendes Detail: Der Prozess bei der HBL begann schon deutlich vor der aktuellen Pandemie und den damit einhergehenden Einschränkungen. Während andere Organisationen sich erst dann mit Themen der flexiblen und ortsunabhängigen Zusammenarbeit beschäftigten, als sie durch die Umfeldsituation quasi dazu gezwungen wurden, waren bei der HBL die Weichen schon gestellt und die Voraussetzungen geschaffen. So konnten Themen wie die flexible Arbeit aus dem Homeoffice, regelmäßige Videokonferenzen und vor allem aber auch eine Lernplattform mit Unterrichtsmaterialien für die SchülerInnen und Auszubildenen schnell und wirksam umgesetzt werden.

Proaktiv zu sein zahlt sich aus

Hier zeigt sich: Wer sich proaktiv mit der strategischen Entwicklung der eigenen Organisation auseinandersetzt, kann besser und schneller auf eine sich immer sprunghafter verändernde Umwelt reagieren.